Forskellen på Save the Date og Invitation – sådan sender du en korrekt invitation ud

Har du også for nylig fået rykkere, fordi du ikke har svaret på en “save the date”- mail? En uvane og misforståelse har bredt sig i det danske pr- og event-miljø, og jeres gamle blogger her kan ikke lade være med at føle sig kaldet til at rydde op i den.

Der bliver blandet godt og grundigt rundt i begreberne “save the date” og “invitation” for tiden i en grad som ville få en wedding planner til at korse sig. Simpelthen fordi afsenderne ikke har styr på forskellene på en “save the date” og en “invitation”.

Hvis du har sendt en “save the date” ud og undrer dig over, at ingen svarede og ingen dukkede op til dit arrangement, så er forklaringen ret simpel.

Save the date – er en uforpligtende forvarsel om datoen for et arrangement, som man sender ud i god tid i forvejen, så gæsterne kan reservere datoen. Man sender ikke detaljer for arrangementet med, og der skal IKKE svares på en “save the date”. Det er blot et kryds i kalenderen. Og nej “save the date” er IKKE et smart og moderne ord for en invitation!

Invitation – en invitation indeholder alle detaljer for arrangementet – tid, sted, svarfrist mm. Og en invitation skal man – i modsætning til en “save the date” – svare på.

Skal man sende både en “save the date” og en invitation?
Nej – man skal altid udsende en invitation, men en “save the date” er en ekstra mulighed i nogle tilfælde. Hvis man kender alle detaljer, så kan man med det samme udsende en invitation. Hvis man i god tid har fastlagt datoen, men ikke de nærmere detaljer, så kan man sende en “save the date” i god tid og få sine gæster til at reservere datoen.

Hvis du stadig er i tvivl om forskellen, så se Acies smukke “save the date” og invitationer til sit bryllup her

Sådan holder du en succesfuld bloggerevent

Har du prøvet at holde en event for bloggere, hvor resultatet blev, at de skrev om drinksene og ikke produktet? Eller hvor der var fuldt hus, men ingen omtale bagefter?

Der er ingen endegyldig opskrift på den perfekte bloggerevent, men overraskende ofte så viser indholdet af pressemøder og events, at folkene bag ikke har sat sig ind i, hvad det vil sige at være blogger. De velarrangerede events er heldigvis i overtal, men fordomme og fejlagtige idéer om både bloggere og journalister hersker ofte – til skade for resultaterne.

1. Sæt fokus på det faglige indhold
Hvis man har brugt, hvad der svarer til et fuldtidsjob de sidste 3-4 år på at skabe sig en blog med et læsertal på den gode side af mange traditionelle hjemmesider, så er det fordi, man har en solid faglig interesse i det, man skriver om. Mange virksomheder lægger vægt på det faglige til journalist-pressemødet og holder så en blogger-event med lidt cupcakes og champagne. Dårlig idé – undervudér aldrig bloggernes faglighed. Hvis dit fokus til arrangementet er på kulørte drinks og cupcakes og ikke på produktet, så er der en overhængende risiko for, at den efterfølgende omtale også vil være det.

2. Don’t tell it – show it
De bedste events, jeg har været til, har været dem, hvor vi har fået hænderne helt nede i materien. For eksempel holdt Gosh for nylig en meget succesfuld bloggerevent, hvor bloggerne kom bag scenen og så deres produktion og udvikling, hvilket også gav efterfølgende respons. De aktive pressemøder giver også noget at fotografere, hvilket øger chancen for efterfølgende omtale.

3. Giv ALTID produkterne med hjem
Jeg har været til et utal af arrangementer, hvor virksomheder har brugt formuer på dyre events – men ikke har givet bloggerne det produkt, der blev lanceret, med hjem. Pudderdåserne har sågar været fløjet med til London inklusive overnatning og forplejning – men der var åbenbart ikke råd til at give os produkterne. Hvis ikke en blogger får produktet mellem hænderne og med hjem at lege med, så skriver de ikke om det. Så nemt er det. Bloggere skriver om de ting, de SELV bruger, SELV går med, SELV prøver i DERES hverdag. Det giver den unikke kontakt med læserne. Som en PR-konsulent, jeg skulle rådgive, sagde for nylig: “I vil i virkeligheden bare gerne have en hårtørrer og et glas vand til?”

4. Sørg for god belysning
De fleste bloggere fotograferer til pressemøderne, og det er derfor en rigtig god idé at tænke ind i sin planlægning, at det lokale man vælger, har et godt lys at fotografere i. Dunkel hyggebelysning giver muligvis stemning, men det giver dårlige billeder efterfølgende. På den anden side giver kunstigt butikslys eller showroomlys gule og ucharmerende billeder.

5. Bland journalister og bloggere
Der er ingen grund til at holde særskilte arrangementer for journalister og bloggere (mange arbejder efterhånden også i flere funktioner). Det eneste, du skal overveje at tage hensyn til, er tidspunktet. Nogle bloggere kan bedste efter almindelig arbejdstid, hvor andre bedst kan indenfor almindelig arbejdstid. Det afhænger fuldstændig af din branche og målgruppe.

6. Husk dem udenfor København
Nogle af Danmarks dygtigste bloggere bor og arbejder udenfor København, men langt de fleste events er centreret i hovedstaden. Glem aldrig de gode bloggere i udlandet eller på fx. Fyn og Jylland, selvom de ofte vil melde afbud pga. afstanden, og giv dem ekstra opmærksomhed på anden vis.

7. Hav styr på din gæsteliste
Gæstelister til presseevents kan nogle gange ligne lodtrækninger. Når man kender bloggerne og deres læsere, så kan det være svært at forstå, hvem der bliver inviteret og hvorfor. Og når man kender virksomhederne, så opdager man også ofte, at det er tilfældigheder, der råder. Sørg for at have et grundigt overblik over, hvilke bloggere der er relevante for dit brand, deres læsertal og deres potentiale.